Quy trình ứng phó tình huống khẩn cấp

1. MỤC ĐÍCH
Nhằm đảm bảo mọi sự không phù hợp, tai nạn và tình huống nguy hiểm được báo cáo về
Công ty phải được điều tra, phân tích, khắc phục.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Thực hiện ở tất cả các cấp của Công ty, cả ở trên bờ và dưới tàu.
3. NỘI DUNG QUY TRÌNH
3.1 Báo cáo
Thuyền viên phải báo cáo Thuyền trưởng mọi hư hỏng, sai sót của máy móc, trang thiết bị, …
mà mình phát hiện được.
Đối với khiếm khuyết kỹ thuật nhỏ mà thuyền viên tự sửa chữa được, Thuyền trưởng
trước hết phải thực hiện hành động khắc phục và sau đó báo cáo Trưởng phòng Kỹ thuật theo
mẫu “Báo cáo công việc hàng tháng”, ISM-10-06.
Đối với khiếm khuyết kỹ thuật mà thuyền viên không thể sửa chữa hoàn toàn, thì Thuyền
trưởng trước hết phải áp dụng các biện pháp tạm thời, ghi vào “Báo cáo công việc hàng tháng”,
ISM-10-06 và sau đó yêu cầu Công ty hỗ trợ theo mẫu "Yêu cầu sửa chữa", ISM-04-01, "Yêu
cầu vật tư", ISM-09-05. Sau đó Thuyền trưởng lập “Báo cáo sự cố kỹ thuật”, ISM-04-05, trong
đó mô tả rõ khiếm khuyết và nguyên nhân và gửi về Công ty để các trưởng phòng trên bờ theo
dõi, những khiếm khuyết chỉ có thể sửa chữa khi tàu lên đà được báo cáo trong “Yêu cầu sửa
chữa khi lên đà”, ISM-04-06.
Đối với tai nạn hoặc sự cố nghiêm trọng, Thuyền trưởng phải báo về Công ty bằng phương
tiện liên lạc nhanh nhất có ở trên tàu (điện thoại, e-mail) đồng thời mở i-com liên lạc với Công
ty. Trong khi chờ đợi sự giúp đỡ, Thuyền trưởng tham khảo “Quy trình ứng phó tình huống
khẩn cấp”, ISM-16 và áp dụng ngay các biện pháp có thể để kiểm soát và hạn chế thiệt hại.
Sau đó, Thuyền trưởng gửi báo cáo sự cố về Công ty theo mẫu "Báo cáo tai nạn/ sự cố", ISM-
04-02. Những báo cáo khác mà Thuyền trưởng phải gửi một cách nhanh nhất về Công ty
không thay thế cho báo cáo này.
Đối với khiếm khuyết do PSC chỉ ra, thì Thuyền trưởng trước hết phải khắc phục ngay, sau
đó lập “Báo cáo sự không phù hợp”, ISM-04-03, trong đó mô tả rõ khiếm khuyết và nguyên
nhân và gửi về Công ty để các trưởng phòng trên bờ theo dõi
Đối với các tình huống cận nguy xảy ra trên tàu, Thuyền trưởng phải khắc phục ngay và báo
cáo theo “Báo cáo cận nguy”, ISM-04-08 và gửi về công ty để phổ biến cho toàn bộ đội tàu.
Đối với sự không phù hợp phát hiện được trong STQLAT, người phát hiện làm yêu cầu sửa
đổi theo mẫu “Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung/ huỷ bỏ”, ISM-01-02 và gửi về cho DP.
3.2 Phân tích báo cáo - Điều tra - Hành động khắc phục - Phòng ngừa
Thuyền trưởng cần kiểm tra tàu để xác định các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn trên tàu. Thuyền
trưởng có trách nhiệm phân tích sự không phù hợp, các tai nạn và tình huống nguy hiểm, tình
huống cận nguy trên tàu; đề ra các khành động khắc phục, phòng ngừa và thời hạn phải hoàn
thành theo mẫu “Báo cáo tổng hợp khắc phục khiếm khuyết”, ISM-04-07.
Trưởng phòng Kỹ thuật giám sát các chuyên viên kiểm tra các báo cáo kỹ thuật để phát hiện
các khiếm khuyết, nguy cơ tiềm ẩn trên tàu và có các biện pháp giải quyết hiệu quả.
Khi nhận được yêu cầu sửa chữa của tàu, Trưởng phòng Kỹ thuật cần phân tích, thu xếp công
ty sửa chữa hoặc hướng dẫn thuyền viên khắc phục. Sau khi khắc phục xong, Thuyền trưởng
phải lưu một bộ hồ sơ sửa chữa dưới tàu và chỉ đạo Máy trưởng, Thuyền phó nhất ghi vào cột
“Ngày sửa chữa xong” của báo cáo "Yêu cầu sửa chữa", ISM-04-01.
Đối với tai nạn hoặc sự cố nghiêm trọng, Giám đốc và các trưởng phòng liên quan cần hỗ trợ
tàu hạn chế tổn thất, khắc phục sự cố. Sau khi sửa chữa, khắc phục xong tai nạn/ sự cố, Thuyền
trưởng chỉ đạo Máy trưởng hoặc Thuyền phó nhất điều tra tìm nguyên nhân và báo cáo Công
ty theo mẫu "Báo cáo tai nạn/ sự cố", ISM-04-02. Tuỳ theo từng trường hợp, Giám đốc chỉ đạo
các trưởng phòng liên quan cùng với Thuyền trưởng phân tích, khắc phục phối hợp điều tra tai
nạn/ sự cố và báo cáo theo “Báo cáo điều tra tai nạn/ sự cố”, ISM-04-04. Phụ trách văn thư
phải chuyển báo cáo này cho Giám đốc, DP, các trưởng phòng có trách nhiệm để xem xét, đưa
ra biện pháp phòng ngừa và thông báo cho các tàu khác (nếu cần).
DP chịu trách nhiệm xem xét các “Báo cáo tai nạn/ sự cố”, ISM-04-02, “Báo cáo sự không phù
hợp”, ISM-04-03; “Báo cáo sự cố kỹ thuật”, ISM-04-05, Báo cáo tình huống cận nguy ISM-
04-08 của tàu gửi về, đề nghị Giám đốc và các trưởng phòng liên quan thực hiện các hành
động khắc phục phù hợp; DP giám sát và kiểm tra xác nhận việc thực hiện các hành động khắc
phục và phòng ngừa dựa trên báo cáo ISM-04-07 do thuyền trưởng gửi về.
DP chịu trách nhiệm xem xét “Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung/ huỷ bỏ”, ISM-01-02, rà soát
HTQLAT và trình Giám đốc phê duyệt các sửa đổi trong STQLAT. DP thu xếp thay đổi tài
liệu STQLAT và hướng dẫn những người liên quan.
Tối thiểu mỗi năm một lần, Giám đốc, DP và các trưởng phòng phải thống kê, phân tích và
tổng hợp nguyên nhân của tất cả các tai nạn/ sự cố, các khiếm khuyết tàu, sự không phù hợp
trong HTQLAT, các tình huống nguy hiểm và cận nguy hiểm để đưa ra biện pháp ngăn ngừa.
Biện pháp ngăn ngừa có thể là: